Privacyverklaring

Privacybeleid

Domein Voorschoten BV, handelend onder de naam Opti-Scan Consult, gevestigd te Zagerijstraat 10, Bus 08, 2240 Zandhoven, ingeschreven in het handelsregister met ondernemingsnummer 0800.060.651, heeft tot doel andere bedrijven en ondernemers te ondersteunen in de naleving van de geldende wetgeving inzake voedselveiligheid en allergenenbeheer. Ze doet dit door het begeleiden van ondernemingen met het oog op het bekomen van een goed autocontrolesysteem.
Hierna wordt de handelsnaam Opti-Scan Consult gebruikt.

In dit document wordt het privacy beleid van Opti-Scan Consult geschetst dat van toepassing is op de diensten die worden aangeboden door Opti-Scan Consult en het gebruik van de website.
We bieden de mogelijkheid om gebruik te maken van een contactformulier via de website en/of contact op te nemen via e-mail. Ook bestaat de mogelijkheid om ons te contacteren via onze Facebookpagina. Deze opsomming van mogelijkheden is niet limitatief en eventuele toekomstige nieuwe webtoepassingen vallen dan ook automatisch onder deze privacyverklaring.

Opti-Scan Consult neemt privacy zeer ernstig. Via dit document willen we dan ook zo helder als mogelijk informeren over de manier waarop Opti-Scan Consult persoonsgegevens verzamelt en gebruikt.

Opti-Scan Consult stelt als onderneming alles in het werk, en voorziet alle mogelijkheden om te voldoen aan de Belgische en Europese wetgeving rond de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Opti-Scan Consult stelt alles in het werk om als onderneming GDPR-compliant te zijn (te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Deze privacyverklaring is de eerste versie die gepubliceerd wordt en werd het laatst bijgewerkt op 07/10/2026

Verwerkingsdoeleinden

Wanneer je onze website bezoekt worden er geen persoonsgegevens bijgehouden. We maken wel gebruik van cookies. Meer info over ons cookiebeleid vind je later terug in deze privacyverklaring.

Persoonsgegevens worden voor verscheidene doeleinden verwerkt. We hechten er alle belang aan dat wij enkel gegevens verzamelen en verwerken voor doeleinden die ter zake zijn, dienend zijn, en beperkt zijn tot wat echt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze verwerkt worden.

Opti-Scan Consult verzamelt en verwerkt de persoonsgegevens van klanten voor klanten- en orderbeheer - klantenadministratie, opvolgen bestellingen/leveringen, facturatie en het verzenden van een eventuele nieuwsbrief.

Rechtsgrond voor het verwerken en verzamelen van gegevens

Door het gebruik van onze website, contactgegevens, facebookpagina en diensten kunnen een aantal persoonsgegevens verzameld worden. “Persoonsgegevens” zijn alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Deze gegevens worden dus op verschillende manieren ingezameld, zoals daar zijn onder andere:

Het gebruik maken van onze diensten
Het solliciteren op een bestaande vacature of een spontane sollicitatie
Het contact opnemen met Opti-Scan Consult via online contactformulier en/of email
Het inschrijven op onze nieuwsbrief
Het gelinkt zijn met onze social media
Deze lijst is niet limitatief…

Opti-Scan Consult kan gegevens rechtstreeks inzamelen of via derden verkrijgen voor zover je hiertoe toestemming hebt gegeven.

Wanneer het contactformulier op onze website wordt ingevuld, verwerken we de contactgegevens (naam, voornaam, e-mailadres, telefoon, bedrijfsnaam) enkel en alleen met het doel om het bericht te kunnen verwerken.

Wanneer er wordt ingeschreven op onze nieuwsbrief, slaan we jouw email adres op. Dit hebben we nodig om je de nieuwsbrief te kunnen versturen. Je email adres wordt veilig opgeslagen in onze database.

Als je klant bent bij Opti-Scan Consult, slaan we ook jouw contact- en facturatiegegevens op in onze database.
Voor een optimale uitvoering van uw opdracht voor Opti-Scan Consult, of in de aanloop naar een mogelijke samenwerking, moeten we eveneens een aantal persoonlijke gegevens bijhouden en verwerken. Bij het aanmaken van een contactpersoon in onze database noteren we daarom steeds voornaam, familienaam, GSM en/of telefoon, email adres, taal en geslacht. Ook voorzien we een contact steeds met enkele informatieve tags (bv: voormalige klant, huidige klant, prospect,…), hoedanigheid (bv: partnerbedrijf, freelancer,…).
Deze gegevens zullen gebruikt worden enerzijds voor data opslag in het kader van een efficiënte communicatie, analyse en rapportage en anderzijds in het kader van dataverwerking die past binnen de uitvoering van de opdracht die werd besteed aan Opti-Scan Consult.
Alle gegevens die worden verzameld door Opti-Scan Consult zullen uiteindelijk dienen om de samenwerking vlot te laten verlopen.
Bijkomende gegevens zoals adres, website, bankgegevens kunnen ook vrijwillig meegedeeld worden met het oog op een meer nauwkeurige samenwerking.

Alle gevraagde persoonsgegevens zijn essentieel voor een optimale uitvoering van de opdracht die werd uitbesteed aan Opti-Scan Consult. Indien er zich een probleem zou voordoen, dienen al deze gegevens om de klant snel te kunnen contacteren.

Veiligheid

Opti-Scan Consult neemt alle redelijke beveiligingsmaatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen onverwachte vernietiging, accidenteel verlies, moedwillige wijziging of ongeoorloofde toegang.

Opti-Scan Consult maakt gebruik van de producten van Microsoft, die zich profileert als GDPR compliant dienstverlener. Hoe de producten van Microsoft voldoen aan de GDPR wetgeving kan je terugvinden in het Microsoft Trust Center.

De door Opti-Scan Consult verzamelde data worden verwerkt in Buildbase. Ook Buildbase profileert zich als een GDPR compliant partner. Hoe de producten van Buildbase voldoen aan de GDPR wetgeving kan je terugvinden op de site van Buildbase.

Verder wordt er gebruik gemaakt van onder andere firewalls, antivirussystemen en een intern paswoordbeleid. Het aantal medewerkers dat toegang heeft tot jouw persoonsgegevens is beperkt voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken voor de klant. De verwerking zal gebeuren met inachtneming van de Wet op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (Privacywet 08/12/1992) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR EU 2016/679).

Uw gegevens worden in onze kantoren ook fysiek beschermd door de aanwezigheid van een alarmsysteem met camerabewaking.

Overmaken aan derden en bewaartermijnen

Opti-Scan Consult zal in geen enkel geval de verzamelde persoonsgegevens meedelen aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten.
In uitzonderlijke gevallen hebben wij ook de wettelijke verplichting om bepaalde persoonlijke gegevens te bewaren en/of mee te delen aan overheidsinstanties en/of gerechtelijke instanties (sociaal secretariaat, fiscale verplichtingen, vragen omtrent een politioneel of gerechtelijk onderzoek)

Opti-Scan Consult kan ook een beroep doen op freelancers om een deel van onze diensten aan hen uit te besteden om onze klanten nog beter van dienst te zijn en sneller verder te helpen.

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de functie van doeleinden waarvoor ze verwerkt worden. De bewaartermijn zal in deze optiek dan ook verschillen en niet voor elke klant dezelfde zijn.

Cookies

Op de website van Opti-Scan Consult (https://www.opti-scan.be) wordt gebruik gemaakt van cookies. Deze maken het mogelijk om informatie over jou te onthouden en maken het een website mogelijk om je browser te herkennen en om snel en eenvoudig op een website te surfen. Deze cookies bevatten dus informatie om bepaalde voorkeuren te onthouden zodat deze niet telkens opnieuw dient ingegeven te worden bij een nieuw bezoek aan een website.
Ze kunnen ook dienen om de grafische inhoud van een website correct en netjes te doen verschijnen en correct te doen werken.
Als je niet wil dat een website cookies op jouw computer plaatst dan kan je dat zo in je browser instellen.
Cookies kan je desgewenst blokkeren via de browserinstellingen. Hiervoor ga je naar de helppagina van de browser die je gebruikt.

Opti-Scan Consult maakt gebruik van First Party Cookies die enkel op de website worden geplaatst en dienen voor een goede werking ervan.
Daarnaast maakt Opti-Scan Consult ook gebruik van Third Party Cookies die door een andere partij met een andere domeinnaam op de website worden geplaatst en dient om je gebruikerservaring te verbeteren en waarmee we het gebruik van de website meten.
Alle partners waarmee wij samenwerken voldoen aan de huidige GDPR regelgeving en meer info over welke gegevens precies worden verzameld en de bewaartijd ervan kan u terugvinden via onderstaande koppelingen:
https://support.google.com/analytics/answer/6318039?hl=nl
https://www.hotjar.com/privacy/gdpr-compliance/
https://help.hotjar.com/hc/en-us/articles/115011789248-Hotjar-Cookies

Opti-Scan Consult doet alles wat nodig is om haar website goed te laten werken, wat natuurlijk betekent dat sommige delen van website het gebruik van cookies nodig hebben. Om er zeker van te zijn dat de website optimaal kan functioneren worden bepaalde cookies gebruikt. Voor het gebruik hiervan beroept Opti-Scan Consult zich op een legitiem belang.

Over welke rechten kan je beschikken?

In overeenstemming met de General Data Protection Regulation (GDPR) beschik je over specifieke rechten in verband met de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Recht op inzage, rectificatie, overdraagbaarheid en beperking van persoonsgegevens
Klanten beschikken over het recht om alle persoonlijke gegevens die we van hen verzamelen in te kijken (inzage).
Eventuele onjuistheden of onvolledigheden kan je laten aanpassen (rectificatie), of om niet te verwerken omwille van de onjuistheid (beperking persoonsgegevens). Je kan ook vragen om jouw digitale persoonsgegevens over te dragen naar een andere organisatie met een gelijkaardige dienstverlening (overdraagbaarheid).

Recht om te worden vergeten
Een bezoeker/klant heeft altijd het recht om zijn/haar gegevens te laten verwijderen uit onze databases.

Recht om klacht in te dienen
Indien de klant van mening is dat wij zijn gegevens onrechtmatig verwerkt hebben, heeft de klant het recht een klacht in te dienen.
Dit kan in de eerste plaats bij ons via steven@opti-scan.be. Wij zullen uw klacht, vraag of om beperking ter harte nemen, u zo goed mogelijk beantwoorden en informeren en trachten tot een oplossing te komen.
Indien dit niet lukt, en u acht het nodig, dan kan er altijd een klacht ingediend worden bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel: 02/274 48 00, email: contact@apd-gba.be, website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Wijzigingen

Opti-Scan Consult heeft het recht om deze privacyverklaring te wijzigen. Nieuwe wijzigingen zullen gepubliceerd worden op de website. Wanneer je onze website bezoekt, ben je automatisch gebonden aan de voorwaarden van het (gewijzigde) privacybeleid. Bij wijziging is de nieuwe versie van het privacybeleid van werking na datum van publicatie. Alle meldingen over eventuele wijzigingen en de publicatie van het gewijzigde privacybeleid verlopen via www.opti-scan.be of onze nieuwsbrief.

Vragen?

Indien je vragen, klachten of opmerkingen hebt over onze privacyverklaring of de manier waarop wij jou persoonsgegevens verwerken, inclusief het uitoefenen van je rechten, kan je contact opnemen via steven@opti-scan.be