Déclaration de confidentialité

Politique de confidentialité

Domein Voorschoten BV, agissant sous le nom Opti-Scan Consult, établie à Zagerijstraat 10, Bus 08, 2240 Zandhoven, inscrite au registre du commerce sous le numéro d’entreprise 0800.060.651, a pour objet de soutenir d’autres entreprises et entrepreneurs dans le respect de la législation en vigueur en matière de sécurité alimentaire et de gestion des allergènes. Elle le fait en accompagnant les entreprises en vue de l’obtention d’un bon système d’autocontrôle.
Ci-après, la dénomination commerciale Opti-Scan Consult est utilisée.

Ce document décrit la politique de confidentialité d’Opti-Scan Consult, applicable aux services proposés par Opti-Scan Consult et à l’utilisation du site web.
Nous offrons la possibilité d’utiliser un formulaire de contact via le site web et/ou de nous contacter par e-mail. Il est également possible de nous contacter via notre page Facebook. Cette énumération n’est pas limitative et d’éventuelles nouvelles applications web futures relèvent donc automatiquement de la présente déclaration de confidentialité.

Opti-Scan Consult prend la protection de la vie privée très au sérieux. Par ce document, nous souhaitons donc vous informer aussi clairement que possible de la manière dont Opti-Scan Consult collecte et utilise les données à caractère personnel.

En tant qu’entreprise, Opti-Scan Consult met tout en œuvre et prévoit toutes les mesures pour se conformer à la législation belge et européenne relative à la protection de la vie privée. Opti-Scan Consult met tout en œuvre pour être conforme au RGPD en tant qu’entreprise (se conformer au Règlement général sur la protection des données).

La présente déclaration de confidentialité est la première version publiée et a été mise à jour pour la dernière fois le 07/10/2026

Finalités du traitement

Lorsque vous visitez notre site web, aucune donnée à caractère personnel n’est conservée. Nous utilisons cependant des cookies. Vous trouverez plus d’informations sur notre politique en matière de cookies plus loin dans la présente déclaration de confidentialité..

Les données à caractère personnel sont traitées pour diverses finalités. Nous veillons scrupuleusement à ne collecter et traiter que des données pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est réellement nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Opti-Scan Consult collecte et traite les données à caractère personnel des clients pour la gestion des clients et des commandes : administration des clients, suivi des commandes/livraisons, facturation et envoi éventuel d’une newsletter.

Base juridique du traitement et de la collecte des données

L’utilisation de notre site web, de nos coordonnées, de notre page Facebook et de nos services peut entraîner la collecte de certaines données à caractère personnel. Les « données à caractère personnel » sont toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable. Ces données sont donc collectées de différentes manières, notamment :

• L’utilisation de nos services
• La candidature à une offre d’emploi existante ou une candidature spontanée
• La prise de contact avec Opti-Scan Consult via le formulaire de contact en ligne et/ou par e-mail
• L’inscription à notre newsletter
• Le fait d’être lié à nos réseaux sociaux
• Cette liste n’est pas limitative…

Opti-Scan Consult peut collecter des données directement ou les obtenir par l’intermédiaire de tiers, pour autant que vous y ayez consenti.

Lorsque le formulaire de contact de notre site web est rempli, nous traitons les coordonnées (nom, prénom, adresse e-mail, téléphone, nom de l’entreprise) uniquement dans le but de pouvoir traiter le message.

Lorsque vous vous inscrivez à notre newsletter, nous enregistrons votre adresse e-mail. Nous en avons besoin pour pouvoir vous envoyer la newsletter. Votre adresse e-mail est stockée en toute sécurité dans notre base de données.

Si vous êtes client d’Opti-Scan Consult, nous enregistrons également vos coordonnées de contact et de facturation dans notre base de données.
Pour une exécution optimale de votre mission confiée à Opti-Scan Consult, ou en vue d’une éventuelle collaboration, nous devons également conserver et traiter un certain nombre de données personnelles. Lors de la création d’une personne de contact dans notre base de données, nous notons donc toujours le prénom, le nom de famille, le GSM et/ou le téléphone, l’adresse e-mail, la langue et le sexe. Nous assortissons aussi toujours un contact de quelques étiquettes informatives (p. ex. : ancien client, client actuel, prospect,…) et d’une qualité (p. ex. : entreprise partenaire, freelance,…).
Ces données seront utilisées, d’une part, pour le stockage de données dans le cadre d’une communication efficace, d’analyses et de rapports et, d’autre part, dans le cadre du traitement de données qui s’inscrit dans l’exécution de la mission confiée à Opti-Scan Consult.
Toutes les données collectées par Opti-Scan Consult serviront en fin de compte à assurer le bon déroulement de la collaboration.
Des données complémentaires telles que l’adresse, le site web et les coordonnées bancaires peuvent également être communiquées volontairement en vue d’une collaboration plus précise.

Toutes les données à caractère personnel demandées sont essentielles pour une exécution optimale de la mission confiée à Opti-Scan Consult. En cas de problème, toutes ces données servent à pouvoir contacter rapidement le client.

Sécurité

Opti-Scan Consult prend toutes les mesures de sécurité raisonnables pour protéger vos données contre la destruction inopinée, la perte accidentelle, la modification intentionnelle ou l’accès non autorisé.

Opti-Scan Consult utilise les produits de Microsoft, qui se présente comme un prestataire de services conforme au RGPD. Vous pouvez découvrir comment les produits de Microsoft respectent la législation RGPD dans le Microsoft Trust Center.

Les données collectées par Opti-Scan Consult sont traitées dans Buildbase. Buildbase se présente également comme un partenaire conforme au RGPD. Vous pouvez découvrir comment les produits de Buildbase respectent la législation RGPD sur le site de Buildbase.

Nous utilisons en outre, entre autres, des pare-feu, des systèmes antivirus et une politique interne de mots de passe. Le nombre de collaborateurs ayant accès à vos données à caractère personnel est limité à ce qui est nécessaire à l’exécution de leurs tâches pour le client. Le traitement s’effectuera dans le respect de la loi relative à la protection de la vie privée (loi sur la vie privée du 08/12/1992) et du Règlement général sur la protection des données (RGPD / GDPR UE 2016/679).

Vos données sont également protégées physiquement dans nos bureaux par la présence d’un système d’alarme avec vidéosurveillance.

Transmission à des tiers et durées de conservation

Opti-Scan Consult ne communiquera en aucun cas les données à caractère personnel collectées à des tiers, sauf si cela est nécessaire à l’exécution de nos services.
Dans des cas exceptionnels, nous avons également l’obligation légale de conserver certaines données personnelles et/ou de les communiquer à des autorités publiques et/ou judiciaires (secrétariat social, obligations fiscales, demandes relatives à une enquête policière ou judiciaire)

Opti-Scan Consult peut également faire appel à des freelances pour leur sous-traiter une partie de nos services, afin de mieux servir nos clients et de les aider plus rapidement.

Les données à caractère personnel ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. La durée de conservation variera donc selon les cas et ne sera pas la même pour chaque client.

Cookies

Le site web d’Opti-Scan Consult (https://www.opti-scan.be) utilise des cookies. Ceux-ci permettent de mémoriser des informations vous concernant, permettent à un site web de reconnaître votre navigateur et de naviguer rapidement et facilement sur un site web. Ces cookies contiennent donc des informations permettant de mémoriser certaines préférences afin qu’elles ne doivent pas être saisies à nouveau lors de chaque nouvelle visite d’un site web.
Ils peuvent également servir à faire s’afficher correctement et proprement le contenu graphique d’un site web et à le faire fonctionner correctement.
Si vous ne souhaitez pas qu’un site web place des cookies sur votre ordinateur, vous pouvez le configurer ainsi dans votre navigateur.
Vous pouvez, si vous le souhaitez, bloquer les cookies via les paramètres du navigateur. Pour ce faire, rendez-vous sur la page d’aide du navigateur que vous utilisez.

Opti-Scan Consult utilise des cookies propriétaires (First Party Cookies), qui sont uniquement placés sur le site web et servent à son bon fonctionnement.
Opti-Scan Consult utilise en outre des cookies tiers (Third Party Cookies), placés sur le site web par une autre partie avec un autre nom de domaine, qui servent à améliorer votre expérience utilisateur et nous permettent de mesurer l’utilisation du site web.
Tous les partenaires avec lesquels nous collaborons respectent la réglementation RGPD actuelle et vous trouverez plus d’informations sur les données précisément collectées et leur durée de conservation via les liens ci-dessous :
https://support.google.com/analytics/answer/6318039?hl=nl
https://www.hotjar.com/privacy/gdpr-compliance/
https://help.hotjar.com/hc/en-us/articles/115011789248-Hotjar-Cookies

Opti-Scan Consult fait tout le nécessaire pour que son site web fonctionne correctement, ce qui signifie naturellement que certaines parties du site web nécessitent l’utilisation de cookies. Pour garantir un fonctionnement optimal du site web, certains cookies sont utilisés. Pour leur utilisation, Opti-Scan Consult invoque un intérêt légitime.

De quels droits disposez-vous ?

Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), vous disposez de droits spécifiques concernant le traitement de vos données à caractère personnel.

Droit d’accès, de rectification, de portabilité et de limitation des données à caractère personnel
Les clients ont le droit de consulter toutes les données personnelles que nous collectons à leur sujet (accès).
Vous pouvez faire corriger d’éventuelles inexactitudes ou lacunes (rectification), ou demander qu’elles ne soient pas traitées en raison de leur inexactitude (limitation des données à caractère personnel). Vous pouvez également demander que vos données personnelles numériques soient transmises à une autre organisation proposant un service similaire (portabilité).

Droit à l’oubli
Un visiteur/client a toujours le droit de faire supprimer ses données de nos bases de données.

Droit d’introduire une réclamation
Si le client estime que nous avons traité ses données de manière illicite, il a le droit d’introduire une réclamation.
Il peut le faire en premier lieu auprès de nous via steven@opti-scan.be. Nous prendrons votre réclamation, votre question ou votre demande de limitation à cœur, nous vous répondrons et vous informerons au mieux et nous nous efforcerons de trouver une solution.
Si cela n’aboutit pas et que vous le jugez nécessaire, une réclamation peut toujours être introduite auprès de l’Autorité de protection des données.
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Tél : 02/274 48 00, e-mail : contact@apd-gba.be, site web : www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Modifications

Opti-Scan Consult a le droit de modifier la présente déclaration de confidentialité. Les nouvelles modifications seront publiées sur le site web. Lorsque vous visitez notre site web, vous êtes automatiquement lié par les conditions de la politique de confidentialité (modifiée). En cas de modification, la nouvelle version de la politique de confidentialité entre en vigueur après la date de publication. Toutes les communications relatives à d’éventuelles modifications et à la publication de la politique de confidentialité modifiée se font via www.opti-scan.be ou notre newsletter.

Des questions ?

Si vous avez des questions, des plaintes ou des remarques au sujet de notre déclaration de confidentialité ou de la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, y compris l’exercice de vos droits, vous pouvez nous contacter via steven@opti-scan.be